Publié par : kantreadenn | 15 mars 2011

En ver(t)s et contre tous…


…les documents papiers utilisés à tort et à travers.

A une époque où fleurissent à côté de nos bureaux les caisses de tri des papiers, dans nos sous-sols les bacs de tri des cartons et autres recyclables, il est une question que nous pourrions nous poser.
pourquoi continuer à imprimer des documents dont la durée de vie n’excède pas quelques jours, au mieux quelques semaines?
On peut se rendre compte très facilement que leur utilisation en tant que document électronique serait égale à celle du document papier, qu’elle permettrait un archivage facile et plus facilement consultable, et qu’elle permettrait une économie de papier, d’encres d’imprimante, d’enveloppes, de frais de timbrage, assez substantielle.
Deux exemples, un qui concerne un document destiné aux étudiants, l’autre un document professionnel interne.
Le document destiné aux étudiants:
il s’agit de la lettre de relance en cas de retard. Il en existe 3 versions, la 1ère, en cas de retard de 10 jours, une deuxième 10 jours après et une troisième, après 10 jours encore, que l’on envoie en recommandé avec AR.
Les deux premiers courriers pourraient (devraient?) être adressés par mail sans aucune difficulté, de cette manière-ci (par exemple):

Depuis aujourd’hui, 1er février 2011, la BU vous informe par e-mail lorsque vous avez des documents en retard. La BU récupère automatiquement votre adresse mail de l’université à partir du moment où vous aurez validé ce compte mail.*

On pourrait exclure de ces mailings les 3èmes envois et les lecteurs extérieurs.
Économie? Papier, encres d’impression, enveloppes, timbrage. Il suffirait de faire une information lisible aux étudiants pour qu’ils surveillent:

  • leur compte lecteur pour éviter le plus possible les retards
  • leur messagerie universitaire pour lire les éventuelles relances

Le document professionnel utilisé en interne:
il s’agit du document qui nous permet de poser des heures d’absence ou de récupération. Actuellement, nous l’imprimons, nous le remplissons, nous le signons, nous le transmettons à la personne chargée de la gestion des emplois du temps, qui le transmet à la hiérarchie pour accord. Si nous acceptons le fait que la confiance envers le personnel pourrait permettre la transmission d’un document électronique à usage interne sans la signature de la personne concernée, il suffirait de remplir ce document et de le transmettre par mail, tout en l’enregistrant pour en garder une trace. Un mail de retour pourrait être envoyé pour signifier l’accord -ou le refus- et le tour est joué.
Économie: voir ci-dessus, sans les frais d’affranchissement et l’enveloppe.

Cette modification des usages est simple à mettre en place, existe déjà ailleurs ce qui pourrait permettre des retour d’expérience. Elle nous permettrait une économie de papier très substantielle et donc de participer de manière effective à la préservation de la planète.

Il existe d’autres documents que nous pourrions utiliser de manière électronique plutôt qu’avec le papier et en particulier l’exeat -dit aussi « quitus ». Ce document, indispensable à tout étudiant(e) désirant s’inscrire dans une autre université, nous est demandé par courrier papier, par mail ou directement à la la BU. Dans tous les cas, nous délivrons un document papier. Que nous donnons directement à la personne, ou que nous lui envoyons par courrier postal. On pourrait envisager de faire parvenir ce document par mail, à charge à l’étudiant de l’imprimer en fonction de ses besoins. (les économies réalisées seraient les mêmes que pour la lettre de relance). On m’a rétorqué que le problème de l’envoi de ce document est qu’il pouvait être manipulé. Ce à quoi je réponds que le document papier peut l’être aussi. Il suffit de le scanner et de le modifier comme on le souhaite. Et nul besoin d’être un crack de l’informatique pour ce faire!!!
Je veux bien admettre que le traitement des documents par voie électronique a également un coût, mais est-ce que quelqu’un peut me démontrer que ce coût est plus élevé?
En tant que citoyen engagé dans les actions “écologiques” dans ma vie personnelle, je me sens mal à l’aise parfois dans le cadre professionnel en raison de l’utilisation forcenée que nous faisons de l’impression.
MàJ: info provenant de ULB

A partir d’aujourd’hui, tout lecteur inscrit aux Bibliothèques de l’ULB pourra recevoir les éventuelles lettres de rappel ou de réservation via email.

* explication empruntée à la BU Picardie.

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Responses

  1. t’avais vu ça ?
    http://bibliotheque20.wordpress.com/2008/10/14/envoi-automatique-de-sms-en-bibliotheque/

    • Comme quoi il y a un certain nombre de choses possibles à envisager, voire, pourquoi pas, à mettre en place.
      merci pour le lien
      Alain

  2. Oui, l’envoi par mail des lettres de relance, c’est mieux – mais pas suffisant quand on a affaire à des étudiants qui ne consultent pas leur boîte mail (pleine de « spams », càd de mails diffusés par la Direction de la Communication).
    Donc l’utilisation du mail va mieux encore quand l’étudiant dispose d’une interface pour préciser son adresse mail perso en alternative à son mail pro
    (donc il faut que les services informatiques de l’Université mettent en place un formulaire d’édition de profil dans l’ENT) et que les mises à jour de cette base redescendent correctement dans le SIGB.

    Je n’énonce rien d’insurmontable, hein ! Mais ça s’organise, et il y a nécessairement des partenaires extérieurs.

    Et en interne, cela implique une autre organisation : comment justifier que l’envoi des mails soit décentralisée, alors qu’il serait beaucoup plus rationnel qu’une seule personne, chaque jour ou chaque semaine, se charge de lancer l’envoi.
    Donc il faut désigner une personne qui va bosser « pour les autres ».
    Et définir ce que les autres vont faire à la place.
    C’est sans doute ça, le plus difficile 🙂

    • Bonjour
      « Donc il faut désigner une personne qui va bosser « pour les autres »  » : déjà fait, je suis chargé de ce travail! Quant à savoir ce que les « autres » vont faire, ce n’est pas de mon ressort.
      « pour préciser son adresse mail perso en alternative à son mail pro » : il peut aussi (l’étudiant) faire un renvoi de sa boite universitaire vers sa boite perso. Et on peut demander à la DSI de placer un filtre plus performant sur notre service de mails.
      Nous utilisons Horizon et il y a une case prévue pour les adresses mails. Il suffit de leur demander…
      Merci de votre commentaire.
      Alain

    • @lully : pourquoi une personne serait-elle chargée de l’envoi des méls de relance alors que le SIGB le fait très bien tout seul ? On n’a besoin d’un humain que pour gérer les erreurs ou les réponses aux relances.
      En ce qui concerne les méls perso, ça fait partie des choses qu’on peut récupérer des bases de scolarité, pour peu que l’info ait été renseignée au moment de l’inscription – ou de la pré-inscription sur internet.
      @alain : pourquoi exclure les lecteurs extérieurs du dispositif ? Il suffit de demander aux lecteurs une adresse électronique lors de l’inscription.

      • Bonjour Marlene
        j’avais exclu les lecteurs extérieurs de mon explication parce que effectivement il y a une démarche supplémentaire à effectuer. Mais bien ur ils peuvent être intégrés au système.
        Le SIGB peut le faire tout seul? Il y a des jours, j’aimerais bien…
        Alain

  3. je crois au SMS pour les relances, mais pour les étudiants outillés de smartphones, SMS et méls deviennent équivalents.

    ma remarque concernait votre document à usage interne : de nombreux logiciels de gestion de ressources humaines permettent cette dématérialisation pour poser les congés, avec une chaîne de validation sécurisée. Ex. chez nous : un agent pose son intention de congé dans le logiciel, le logiciel envoie un mél automatique à la personne chargée du planning qui valide ou non ce congé au vu des autres demandes. Un mél automatique est alors renvoyé à l’agent avec la réponse. Je suppose que dans votre université, les autres IATOSS fonctionnent comme ça.

    • Bonjour
      nous fonctionnons comme vous le décrivez pour ce qui concerne les congés, annuels, enfants malades, etc… mais là je parle des absences pour récupération d’heures supplémentaires, qui ne sont pas gérées par ce logiciel.
      merci de votre intervention
      Alain

  4. bonjour, concernant les réclamations par mail, nous l’avons mis en place à Lille2 depuis 2 ans et ça fonctionne bien.
    Pour la gestion des heures supplémentaires, sommes-nous censés en faire? Il me semble que non. Alors pourquoi le logiciel les gérerait !

    • Bonjour
      merci de votre information sur le fonctionnement des relances. en ce qui concerne les heures supplémentaires, je ne sais pas si nous sommes -ou non- censés en faire mais nous en faisons!!! Pour remplacer des collègues absents, par exemple. Il m’arrive d’assurer une fermeture à 19h pour remplacer un collègue alors qu’en principe je termine à 17h. Donc 2 HS que bien sûr je récupère.
      Alain

  5. D’abord un léger agacement orthographique, avec ces références subtilisées dans le TLF, en version un peu abrégée .

    MAIL, subst. masc.
    A. − 1. Vx, TECHNOL. Gros marteau en fer avec lequel le carrier enfonce des coins pour séparer les blocs de pierre. (Dict. xixe et xxe s.). (..)
    2. Synon. de maillet.
    Au réfectoire, on fait la lecture. Le père prend sur la table un petit mail de buis et en frappe un coup. Le lecteur se tait (Billy, Introïbo, 1939, p. 97).
    B. −JEUX. Maillet de bois à long manche flexible avec lequel on pousse une boule de bois.
    Donner un coup de mail (Ac.).
    (..)
    C. −Promenade publique dans certaines villes, généralement bordée d’arbres (où l’on jouait au mail autrefois)
    (..)
    Pour la chose qui nous occupe, il y a mél, que TLF ne connaît pas encore, mais qu’on trouve ici : http://fr.wiktionary.org/wiki/mél . Lequel wiktionnaire rappelle aussi que « la DGLFLF et sa Commission générale de terminologie et de néologie ont rendu obligatoire l’emploi de courriel pour les services de l’État français et ses établissements publics. »
    Obligatoire certes, mais surtout : tellement plus agréable à l’oreille…
    Fin de la ()

    Rappels par .. courriel.
    Nous avons adopté cette solution pour des raisons évidentes d’économie, et le calcul est vite fait.
    Nous avons choisi, pour des raisons de principe venant opportunément au secours de la plus grande facilité de mise en oeuvre, l’adresse « université « , qui est récupérée dans le SIGB via une routine en provenance du LDAP.
    Et nous avons également centralisé l’envoi. Le dernier rappel, édité au format traditionnel/papier, est par contre expédié aux différents sites, pour envoi signé (pas de recommandé chez nous) et suivi éventuel par le responsable de collection concerné.
    Il arrive qu’on téléphone, c’est un peu comme la signature, un retour à une plus grande personnalisation, à l’humain donc, et c’est assez efficace.
    La question est de savoir si l’efficacité est réellement au rendez-vous en amont, ou dit autrement : est-ce que l’étudiant de base regarde régulièrement sa messagerie « officielle » ? Rien n’est mois sûr et cette interrogation avait occasionné dans la maison un débat, où se sont affrontés (brièvement) deux points de vue :
    1/ position administrativo-légaliste : c’est l’adresse que donne l’Université, le SCD doit mettre ses pas dans ceux de l’Université; « ils » n’ont donc qu’à se servir de ce qu’on leur accorde généreusement. Sans qu’ils l’aient jamais demandé, et dont il n’est pas prouvé qu’ils aient réellement besoin.
    2/ position internauto-réaliste : cette adresse de l’Université, même s’ils sont obligés de la valider pour pouvoir accéder au réseau en wifi, et aux postes publics de la BU (sauf les catalogues), ils ne s’en servent pas vraiment. Et leur dire que c’est par là que la BU va se rappeler à leur bon souvenir ne va pas forcément les inciter à y aller voir. Donc on risque bien de manquer l’objectif, qui n’est pas l’envoi du message, mais sa réception/lecture la plus rapide possible.
    J’imagine d’ici la scène : un étudiant à la banque de prêt, sa lettre de rappel à la main, et à qui on annonce sa suspension de prêt d’un mois.
    – « Je ne savais pas que j’étais en retard, moi, pourquoi vous ne m’avez prévenu avant ?! »
    – « Mais, c’est qu’on l’a fait, 3 fois plutôt qu’une, par courriel.
    – ?
    – Si, c’est automatique, à votre adresse étudiant.
    – Je ne le regarde jamais !
    – Eh bien, vous avez tort, désolé !
    Version très contemporaine de  » nul n’est censé ignorer la loi », et surtout, faudrait-il ajouter : de ses procédures …
    Alors bien sûr, on peut aussi essayer de convaincre l’usager de mettre en place un reroutage automatique (un simple paramètre dans webmail), de la messagerie qu’il considère comme secondaire vers la principale. Mais comme la seule chose qu’on lui promet de lui envoyer par ce canal, à part l’avis de mise à disposition d’une « résa » (service au demeurant peu utilisé), ce sont les rappels, ce n’est pas vraiment gagné.

    Premier bilan à la fin de l’année universitaire…

    • Bonjour
      et merci de ce commentaire particulièrement « documenté ».
      nous attendrons donc votre premier bilan, et peut-être pourrons-nous utiliser votre expérience pour améliorer notre service.
      Alain
      je conçois votre agacement dû à l’emploi de mots tels que « mail » en lieu et place de « couriel » mais quand je lis les préconisations pour nommer les notepad, je suis moi aussi agacé: ardoises?

  6. bonjour,
    Nous aussi faisons la 3e réclamation par téléphone. L’envoi du message se fait sur la boite mail de l’université de l’étudiant . Chez nous, ils reçoivent leurs convocations aux examens, leurs horaires de cours par ce biais, donc, ils sont obligés de la consulter régulièrement. Je pense que ce système fonctionne bien. Pour les extérieurs, nous leur demandons une adresse lors de leur inscription à la BU. Mais il ne faut pas se faire d’illusion, tous les ans, nous perdons une partie de nos collections…

    • Bonjour
      nous perdons quelques livres également car certains ne les rendent jamais, malgré les relances et les factures!!!
      Alain

  7. Je peux fournir quelques chiffres supplémentaires pour rendre compte de la consultation (ou non) de leur messagerie par les étudiants :
    (ils fournissent un ordre de grandeur : je n’ai pas fait de stats exactes)
    1. Sur 100 mails envoyés, 8 nous reviennent pour « messagerie trop pleine » (càd jamais consultée
    2. sur 100 mails envoyés, 5 personnes répondent (pour s’excuser ou dire qu’ils ont déjà rendu le livre), alors que l’expéditeur était « bu-nepasrepondre@unice.fr ». Donc on peut espérer que la majorité des personnes qui ont reçu le mail n’ont pas été tentés d’y répondre.
    3. Quand on envoie 100 mails au premier jour de retard, on n’envoie plus que 10 mails une semaine après. 90% des lecteurs rendent l’ouvrage en retard dans les 6 premiers jours. Pour évaluer l’efficacité du premier message, il faudrait arrêter de l’envoyer (car dans les 90%, la plupart viennent le rendre simplement parce qu’ils savent qu’il faut le rendre).
    4. les adresses des étudiants sont elles aussi soumises à fluctuations, erreurs, etc. et l’envoi d’un courrier ne garantit pas tellement mieux qu’il sera reçu.
    Mais si l’Université pouvait proposer la possibilité de recevoir des messages sur Facebook (en fournissant à ses étudiants un formulaire où indiquer ce genre de coordonnées) ce serait quand même beaucoup plus simple…

  8. Bonjour

    A Brest c’est le SIGB qui envoie les courriels de relance. La 3e relance est faite par courrier (et dans ce cas l’usager doit payer les frais d’envoi).

    Les collègues ont l’habitude de demander aux étudiants, au moment de leur inscription, l’adresse de courriel qu’ils utilisent vraiment, et c’est à cette adresse-là que les rappels sont envoyés.

    Je trouve que le système marche plutôt bien!

  9. « Pour évaluer l’efficacité du premier message, il faudrait arrêter de l’envoyer »

    Ici, c’est testé : quand on a changé de SIGB, ça a pris un certain temps avant de réactiver la fonction d’avis de courtoisie (courriel envoyé 3 jours avant la date de retour prévu). Par la suite, beaucoup d’étudiants ont contesté leurs frais de retard « je n’ai pas reçu le courriel, ce n’est pas de ma faute si je n’ai pas ramené le livre à temps »

  10. @Dominique Si je comprends bien, avec le »courriel de courtoisie », l’effet pervers est quasi garanti !? J’avais pensé proposer aux collègues cette aimable pratique, repérée sur le site d’une BU canadienne (Laval ?), je ne savaiis que cela se pratiquait aussi un peu moins loin.
    Ceci dit, peut-être vaut-il mieux ne pas trop en faire, les lecteurs partent après tout avec un ticket, marque-page en même temps que pense-bête.
    @phelly Le SIGB certes, mais pas si automatiquement que ça : dans notre configuration centralisée, il faut déclencher l’envoi au clavier, bibliothèque par bibliothèque, et il y en a une bonne dizaine…
    @géraldine huygue Pour nous, c’est l’absence de réaction au dernier rappel (papier) qui déclenche éventuellement un appel téléphonique. A ce stade du processus, la gestion est à nouveau décentralisée, chaque site voit quel temps il peut consacrer à préserver l’intégrité de ses collections, donc une certaine permanence de son offre. Il peut aussi adapter ses interventions en fonction de l’intérêt des documents non rendus, du nombre d’exemplaires restants etc.
    Après tout, si on peut considérer le « non-rendu » comme un vol par omission, on peut essayer de le vivre comme une forme « naturelle » de désherbage , une sorte d’anti-poldoc, qui a son utilité.

    A part ça, je n’ai rien écrit quant à la gestion dématérialisée des congés, car nous en sommes encore au Moyen-Age : une feuille de papier unique pour l’année, mais dont chaque changement d’état est soigneusement photocopié …


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